Учимся правильно писать письма – официальное или личное письма

Содержание
  1. Как правильно написать письмо
  2. Правила написания личного письма
  3. Как написать полуофициальное письмо правильно
  4. Как правильно писать письма: 6 составляющих убедительного письма
  5. 1. Всегда четко представляйте то, о чем собираетесь написать
  6. 2. Начинайте письмо с вашего заключения
  7. 3. Разделите ваши аргументы на несколько легко перевариваемых абзацев
  8. 4. Подкрепите каждый аргумент доказательствами
  9. 5. Повторите ваш вывод, как призыв к действию
  10. 6. Укажите выгоду в строке темы письма
  11. Как правильно писать и оформлять деловые письма
  12. Бланк письма и оформление
  13. Общие правила написания
  14. Язык письма
  15. Особенности обращения к адресату
  16. Этика делового письма
  17. Составление электронных писем
  18. Подводя итоги
  19. Как правильно писать письма на английском: 5 шаблонов с примерами
  20. Типы писем на английском
  21. Совет 1. Письмо должно быть правильно структурировано
  22. Совет 2. Правильное обращение в письмах на английском
  23. Совет 3. Несколько важных моментов, на которыe стоит обратить внимание 
  24.  Шаблонные фразы для написания писем
  25. Личное письмо. C1
  26. 1. Правила оформления и структура письма личного характера
  27. Критерии и схемы оценивания письма
  28. Как написать письмо, если мой словарный запас невелик?
  29. Обучающие видео. ЕГЭ по английскому. Личное письмо. Правила игры
  30. Официальное письмо. Образец написания
  31. Чем отличается официальное письмо от обычного
  32. Подробнее о реквизитах
  33. Типы информационных писем
  34. Общие требования ко всем письмам
  35. Чего следует избегать
  36. Как сформировать официальное письмо
  37. Как доставить письмо до адресата

Как правильно написать письмо

Учимся правильно писать письма - официальное или личное письма

Необходимость в умении грамотно и красиво писать письма не утратила актуальности и в наше время, когда бумажные послания – это уже скорее отголосок прошлого. Но ведь совершенно не важно, в каком виде вы отправляете свое письмо (электронной или обычной почтой) и кому (чиновнику, потенциальному работодателю или другу), грамотность должна присутствовать всегда.

Примерные варианты того, как нужно писать письма, вы можете подглядеть в разделе «образцы документов» на данном сайте. А сейчас речь пойдет об основных правилах, касающихся оформления и написания писем. Все существующие письма можно условно разделить на три категории:

  • личные – родителям или близким родственникам, любимому человеку, лучшим друзьям, они подразумевают использование неформального стиля изложения;
  • полуофициальные письма, в эту категорию включена переписка по вопросам, которые касаются лично вас, с различного рода организациями; например, с банком по поводу состояния счета или кредитной задолженности, с интернет-магазином о вопросах покупки и доставки товара;
  • служебные или деловые письма, они требуют строгого соблюдения делового стиля изложения и оформления.

Правила написания личного письма

Писать личные письма –это чаще всего приятное занятие, ведь порой это бывает единственно возможный способ общения с родными и близкими людьми. Здороваться нужно всегда, и письмо не исключение. Для данной категории писем вполне подойдет разговорное слово «Привет!».

В том случае, если вы отвечаете на чье-то письмо с опозданием, то будет хорошо, если вы дадите краткое объяснение своей задержки. Если переписка продолжается, то после приветствия можно ответить на все вопросы, которые были вам заданы.

При столь неформальном стиле общения весьма уместны будут шутки, описание каких-либо событий с вашей точки зрения, рассказ о реакции на них окружающих, общих знакомых т.д. Использовать можно все, что придаст вашему письму содержательности и интереса для адресата. Сейчас приветствуется активное использование смайлов для более яркого и наглядного выражения ваших чувств.

Пишите искренне, проявляйте интерес к человеку, которому пишите, задавайте вопросы, способствующие продолжению общения. В заключении обязательно выражайте свои чувства словами, например, «жду ответа с нетерпением», «люблю» и пр.

Не забывайте в конце письма ставить подпись (особенно часто это упускается при написании электронных писем) ведь адресат не всегда может догадаться по адресу, от кого оно.

Перед тем как отправить письмо, всегда его перечитывайте – это поможет избежать грамматических и других ошибок, которые, кстати, могут расцениваться как неуважение.

Как написать полуофициальное письмо правильно

Полуофициальные письма«нелюбят» проявления чувств и сентиментальности, излагайте только суть вопроса и факты, четко и последовательно, без лирических отступлений. Хорошо, если манера изложения будет простой и логичной. Особенно важно соблюдать это при написании различного рода жалоб.

Сейчас от руки письма практически не пишутся.

Наиболее оптимальный вариант для полуофициальных писем – это предварительно набрать его в электронном виде на компьютере, затем распечатать на стандартном листе, поставить свою подпись и отправить обычной почтой.

Если такой возможности нет, и вы пишете от руки, то старайтесь регулировать свой почерк, писать аккуратно и разборчиво, особенно различного рода данные (имя, фамилию, сведения о прописке, адрес для ответа).

То, что написано разборчиво, гораздо легче прочитать. А, следовательно, вы убережете себя от лишних проблем и недопонимания. Очень часто фамилии бывают сложными, как на слух, так и при написании.

Сотрудники организации при неразборчивом почерке могут прочесть неправильно, ошибиться даже в одной букве при регистрации письма.

Впоследствии при электронном поиске в большой базе данных процесс может не дать результата.

По негласным правилам в правом верхнем углу принято указывать адресата. В качестве подсказки предлагаем несколько примеров. Все они допустимы, а детали зависят от вас, в том числе от того, располагаете ли вы данными о должностных лицах, о наименовании структурного подразделения:

ГКУ Центр занятости

населения по г. Н.

или

Руководителю ГКУ Центр

центр занятости населения такой или этакой

И.О. Фамилия

иначе

Администрация г. Иваново

такой-то Департамент (название)

еще

Главному редактору

журнала «Молодость»

У.Т. Коломенскому

и еще

ОАО «Свадьба»

Главному инженеру

К.Ф. Чиркину

либо физическому лицу

Тужилову О.О.

ул. Луговая, д. 145, кв. 217,

г. Иваново, 425700

После указания данных адресата пишите свои: ФИО (полностью), фактический адрес проживания, куда может быть направлен ответ, номер телефона (домашнего и/или сотового)

Если ваше обращение повторно, то обязательно делайте ссылку на предыдущие письма и ответы, которые вам дали на них. Оформляйте следующим образом: «На № (исходящий номер присланного ответа) от 30.09.2014 г.».

Располагайте текст ссылки слева над текстом. Обратите внимание на рисунок, где изображена схема письма.

Такое указание значительно упрощает обработку входящей корреспонденции и ответ, полученный вами, будет составлен с учетом предыдущей переписки по обсуждаемому вопросу.

Разумно начинать текст письма к человеку, имя которого вы знаете со слов «Уважаемый…!», а заканчивать его необходимо словами «С уважением…!».

К письму обязательно прикладывайте документы, подтверждающие вашу правоту, если они имеются. Указывайте об этом либо в тексте самого письма, либо внизу с тематическим подзаголовком «Приложение: ». Указывайте точные названия документов, их оригинальность (или копии). В дальнейшем, если вдруг потребуется, вы легко сможете доказать, что именно вы отправляли в письме.

Приведем несколько примеров:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

или

Приложение: копия справки о составе семьи … на 1 л. в 1 экз.

Не забывайте всегда в своем обращении указывать:

  • личные данные, а именно: имя, отчество и фамилию;
  • личный адрес, на который адресат должен направить свой ответ;
  • дату и подпись.

Если указанные данные будут отсутствовать, то ваше письмо попросту сочтут анонимным. Подобные письма либо вообще не рассматриваются, либо принимаются к сведению, но ответа вы не получите. Срок, в течение которого органы власти должны вам ответить при надлежащем указании всех данных, составляет один месяц с момента регистрации письма.

Все письма (особенно, содержащие жалобы) в органы власти пишите в двух экземплярах (один – для них, второй – для себя). Можете обратиться в нужную организацию лично.

В этом случае сотрудник, принимающий входящую корреспонденцию (канцелярия, общий отдел, секретарь), обязан поставить на обоих экземплярах отметку о получении (с номером, под которым зарегистрировано письмо) с датой.

Если в организации слишком большой объем входящих писем, и сразу номер не ставят, то настаивайте на том, чтобы вам поставили хотя бы именной штамп организации и указали дату. Данный факт очень важен, если необходимо соблюдение сроков или подтверждение факта обращения.

Ехать лично не обязательно, можно отправить ваше обращение с ближайшего отделения почтовой связи в виде заказного письма с уведомлением. Результат будет аналогичным. Узнать судьбу своего письма можно, позвонив в организацию, либо просто дождавшись ответа.

Ответы на письма бывают разные, если вам не дали развернутого и понятного объяснения, а просто отписались, то имеет смысл обратиться повторно. Факты повторного обращения граждан по одному и тому же вопросу в некоторых организациях отслеживаются. Либо пишите жалобу, можно даже направить ее в вышестоящие органы. К таким обращениям отношение более внимательное.

Все, что касается правил деловой переписки имеет более важное значение, и об этом стоит поговорить подробно в отдельной статье.

Источник: http://delo-pro.ru/oformlenie-dokumentov/kak-pravilno-napisat-pismo.html

Как правильно писать письма: 6 составляющих убедительного письма

Учимся правильно писать письма - официальное или личное письма

Электронная переписка всегда была и остается основным способом коммуникации в деловом мире. Правильно составленное письмо означает уже половину успеха. Но такие письма умеют составлять не все.

Иногда, читая письмо с деловым предложением, становится не совсем понятно, что конкретно вам хотят предложить, какую именно выгоду вы от этого получите и зачем вы вообще потратили свое время на прочтение и осмысление этого письма.

Умение писать правильные, убедительные письма приходит с практикой. И хорошо, когда накопленным опытом делятся, позволяя, тем самым, другим людям не наступать на те же грабли. Джефри Джеймс, автор книги «Business to Business Selling: Power Words and Strategies From the World’s Top Sales Experts», предлагает свою простую систему составления убедительных писем, которая состоит из 6 шагов.

Copyright Shutterstock

1. Всегда четко представляйте то, о чем собираетесь написать

Основная цель письма — сделать так, чтоб получатель принял определенное решение. Поэтому, прежде чем начать составлять письмо, спросите себя еще раз о том, чего именно вы хотите от получателя? Какое решение он должен принять после прочтения вашего письма?

В данном случае, неопределенность — ваш заклятый враг. Чем яснее ваша цель, тем более убедительным получится ваше письмо.

2. Начинайте письмо с вашего заключения

Ваш вывод является утверждением того решения, которое должен принять получатель, основываясь на содержании вашего письма.

В школе нас учили всегда начинать со вступления. В случае с составлением убедительных писем данное утверждение является неправильным. В деловом мире все слишком заняты для того, чтобы оценивать ваши литературные способности. Поэтому вы должны сразу переходить к делу.

К примеру, вы хотите получить от своего начальства разрешение на установку спортзала в одном из помещений вашей компании.

Неправильно:

«Джим,
Как вы знаете, прогулы сотрудников на данный момент является основной проблемой, которая имеет довольно сильное финансовое влияние как на нашу компанию, так и на другие компании в нашей отрасли… бла-бла-бла… Таким образом, мы должны рассмотреть вопрос о выделении денег на обустройство тренажерного зала в главном офисе нашей компании.»

Правильно:

«Джим,
Я хочу, чтобы вы утвердили установку тренажерного зала в нашем офисе.»

3. Разделите ваши аргументы на несколько легко перевариваемых абзацев

Для того, чтобы аргументы в поддержку вашей идеи легко читались и воспринимались, разделите их на несколько абзацев.

Неправильно

«Согласно недавно опубликованному докладу правительства группы физической активности чрезвычайно важны даже не смотря на то, что лишь немногие компании демонстрируют свою приверженность к подобному поощрению сотрудников.

Многие фирмы определяют подобные группы как недооцененный активы, но при этом у них нет плана по внедрению подобных групп в этой отрасли, даже не смотря на то, что фитнес тесно связан с корпоративными и личными успехами.

Я считаю, что если мы не введем подобные физические группы в нашей компании, мы останемся далеко позади конкурентов.»

Правильно

«Тренажерный зал в офисе позволит:— уменьшить прогулы

— увеличить общую продуктивность»

4. Подкрепите каждый аргумент доказательствами

Если вы напишете письмо, состоящее из сплошных аргументов, его могут воспринять как сплошное личное мнение и не более. Для каждого аргумента нужно доказательство. Иначе как понять, что это действительно работает?

Неправильно

«Тренажерный зал в офисе будет правильным решением, потому что люди предпочтут идти на работу, а не оставаться дома. Также это поможет снизить общую заболеваемость в офисе.»

Правильно

«Снижение количества прогулов. Согласно опросу, проведенному Национальным Институтом Здоровья среди 1.000 фирм, у которых есть тренажерные залы в офисах, прогулы сотрудников в этих компаниях на 20% ниже, чем в тех компаниях, у которых нет подобного оборудования.»

5. Повторите ваш вывод, как призыв к действию

В конце письма снова повторите свой вывод, заявленный в самом начале. Только теперь уже в качестве призыва к конкретному действию. Таким образом вы подводите получателя к конкретному выводу, который он должен сделать после прочтения вашего письма. Этот призыв должен быть простым и конкретным.

Неправильно

«Мы будем очень благодарны вам, если вы поддержите этот проект.»

Правильно

«Если вы ответите на это письмо утвердительно, я сразу же инициирую процесс.»

6. Укажите выгоду в строке темы письма

Строка темы в письме является чуть ли не самой главной частью. Так как она должна предвкушать основную тему письма и настраивать получателя на нужный вам лад. И именно поэтому вы должны заполнять ее в последнюю очередь уже после того, как вы написали все аргументы и доказательства, которые поддерживают ваше основное заключение.

В идеале, тема письма должна решать две важные задачи: она должна настолько заинтересовать получателя, чтобы он открыл и прочел письмо; и она должна заключать в себе вывод, который вы хотите донести до получателя.

В большинстве случаев лучший способ выполнить сразу обе задачи — это написать о преимуществах, которые можно получить в результате принятия желаемого для вас решения.

Неправильно

«Влияние на здоровье сотрудников программы по оборудованию тренажерных залов в офисах»

Правильно

«Как мы можем уменьшить количество прогулов сотрудников»

Интересно ваше мнение. Как бы вы отреагировали на оба варианта и какими правилами руководствуетесь вы во время составления подобных писем?

Источник: https://lifehacker.ru/convincing-e-mail/

Как правильно писать и оформлять деловые письма

Учимся правильно писать письма - официальное или личное письма

Предпринимателю приходится вести активную переписку как с официальными лицами (например, представителями гос. органов), так и с «полуофициальными» – партнёрами, контрагентами, привлекаемыми во внештатном порядке специалистами и так далее.

Навык письменного общения нарабатывается достаточно быстро, однако на первых порах можно наделать много ошибок и произвести не самое приятное впечатление на своих адресатов.

В этой статье мы поговорим об особенностях написания как обычных деловых писем (на бумажном носителе), так и электронных посланий.

Бланк письма и оформление

Обязательно используйте фирменный бланк своей компании. Это всегда производит впечатление и увеличивает лояльность «собеседников». Вид бланков, нормы их заполнения и элементы оформления должны быть закреплены в приказе по организации (или инструкции по делопроизводству). Базовые требования к бланкам деловых писем можно найти в ГОСТе 2003 года «Требования к оформлению документов».

В бланк желательно «втиснуть» основную информацию о компании:

  • название (и сокращённое наименование);
  • фактический и почтовый адреса;
  • адрес электронной почты;
  • контактные телефоны;
  • адрес сайта.

Важный совет предпринимателям: не тратьте своё время, даже на простые рутинные задачи, которые можно делегировать. Перекладывайте их на фрилансеров «Исполню.ру». Гарантия качественной работы в срок или возврат средств. Цены даже на разработку сайтов начинаются от 500 рублей.

Это не перечень обязательных данных, а всего лишь примерный список. При желании что-то можно добавить или исключить.

Общие требования к оформлению письма выглядят следующим образом:

  • минимальный отступ – 10 мм справа и по 20 мм слева, сверху и снизу;
  • если письмо написано на двух или нескольких листах, каждый из них нужно пронумеровать посередине сверху;
  • отдельно нумеруется каждое приложение;
  • в левом верхнем углу указывается исходящий номер письма (не забудьте зафиксировать его в журнале регистрации документов);
  • в правом верхнем углу указываются название организации, должность адресата и его фамилия с инициалами;
  • в левом нижнем углу – ваши должность, фамилия с инициалами и подпись;
  • обязательно нужно проставлять дату написания письма внизу.

Впрочем, ГОСТ 2003 года позволяет использовать бланки не только с угловым, но и с продольным расположением реквизитов (когда они указываются по центру). Угловое расположение выглядит более привычно и удобнее читается, поэтому лучше выбрать этот вариант.

Общие правила написания

Классическая структура текста делового письма включает в себя три элемента:

  • вступительную часть (краткое обозначение причин, по которым пишется письмо, его цель);
  • содержательную часть (описание ситуации, предложение решений, изложение выводов и рекомендаций);
  • резюмирующую часть (краткое подведение итогов с чётким обозначением того, чего вы ожидаете от адресата).

Вы всегда должны понимать, с какой целью пишете письмо. Хотите предложить сотрудничество? Изложить претензии? Пригласить на презентацию или другое мероприятие? Пишите только об этом и не отвлекайтесь на пространные рассуждения и предположения, не относящиеся к делу.

Каждое деловое письмо должно преследовать одну конкретную цель. Если вы затрагиваете в нём несколько вопросов, они должны быть тесно взаимосвязаны. Если в одну и ту же организацию вам необходимо обратиться по нескольким разным тематикам, лучше написать под каждую из них отдельное письмо.

Язык письма

Стиль деловой переписки – «облегчённый» официально-деловой. Можно и нужно стандартизировать фразы, использовать некоторые клише и штампы, но не рекомендуется доводить всё это до сухой канцелярщины.

«Живой» язык всегда воспринимается легко и благожелательно.

Разумеется, деловая письменная речь должна соответствовать нормам этикета (о чём пойдёт речь ниже), излагать же суть вопроса следует ясно и лаконично.

Несколько практических советов:

  • используйте простые слова: «умные» термины воспринимаются плохо и часто вызывают раздражение у человека, который вынужден их читать и расшифровывать;
  • чаще пользуйтесь глаголами и реже – прилагательными;
  • не растекайтесь мыслью по древу – только конкретика и только в рамках заданной темы, без множества подробностей и несущественных деталей;
  • избегайте длинных высказываний, по возможности не используйте причастных и деепричастных оборотов;
  • пишите конкретно: различные «об этом», «они/он/она» недопустимы;
  • избегайте логических нестыковок и резких переходов от одного смыслового блока к другому;
  • проверяйте всё написанное на слух: речевые ошибки встречаются почти в каждом неотредактированном тексте.

Одно из главных правил написания деловых писем гласит: послание должно быть грамотным и стилистически выверенным.

Особенности обращения к адресату

Как правило, к адресату обращаются единожды, в начале письма. Это можно сделать тремя способами.

  1. Если вы обращаетесь к человеку впервые (или если между вами и адресатом установлены сугубо официальные отношения), следует использовать обращение, указывающее на определённую дистанцию. Пример: «уважаемый господин Иванов!».
  2. Если вы обращаетесь к человеку, с которым у вас давно налажены доверительные деловые отношения, лучше назвать его по имени-отчеству. Пример: «уважаемая Екатерина Леонидовна!».
  3. При коллективном обращении используйте стандартную фразу «уважаемые господа!».

В заключительной части нужно употребить так называемую закрывающую фразу. Здесь вариантов уже больше:

  • «С уважением,» «Искренне ваш»;
  • «С наилучшими пожеланиями»;
  • «С надеждой на продолжение сотрудничества»;
  • «Всегда рады оказать вам услугу»;
  • и т. д.

Словом, выбор последней фразы – дело вкуса.

Этика делового письма

Даже завуалированное пренебрежение в деловом письме не остаётся незамеченным. Разумеется, рассчитывать на положительное или хотя бы ровное к себе отношение вы в таком случае уже не сможете. Вывод очевиден: не поддавайтесь эмоциям и держите себя в рамках даже если адресат вас очень бесит. Всегда обращайте внимание на тон послания.

Особенно внимательно следует составлять письмо, в котором содержится отказ.

Крайне неразумно начинать такое послание с категоричного «нет» в той или иной форме – это создаст у человека ощущение, что его просто послали.

Попробуйте сперва предоставить убедительные (не надуманные) объяснения. Кратко изложив причины отказа, следует плавно перейти к его констатации. При этом можно использовать такие формулировки:

  • «К сожалению, мы не видим возможности удовлетворить вашу просьбу»;
  • «Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам…»;
  • «Глубоко сожалеем, но мы вынуждены отклонить ваше предложение».

В идеале ещё перед обоснованием отказа – в самом начале письма – следует вкратце повторить просьбу адресата. Он поймёт, что вы внимательно ознакомились с его просьбой или предложением, и наверняка это оценит. Возможно, в будущем вы ещё поработаете вместе – зачем сразу транслировать негатив и отпугивать человека излишней резкостью?

Никогда не впадайте в другую крайность. Лесть и многочисленные уверения в искреннем расположении – это очевидные признаки неискренности. Неискренность же всегда вызывает отторжение.

Составление электронных писем

Послания на бумажных носителях уже отживают свой срок. Конечно, «бумажная» переписка никогда полностью не исчезнет, но уже через несколько лет написанные на классических бланках письма станут редкостью. Переговоры всё чаще ведутся в электронном формате. Современный предприниматель сейчас отправляет по «мэйлу» в разы больше писем, чем по обычной почте.

Деловые письма, отправляемые по электронной почте, пишутся по всё тем же общим правилам. Требования к языку, стилю и тону, соблюдение норм этикета – все эти обязательные элементы не меняются. Однако у электронных месседжей есть и свои специфические особенности.

  1. Позаботьтесь о том, чтобы ваш логин выглядел солидно или хотя бы адекватно. Director-ivanov@gmail.com– хорошо, zaichonok-vanya@mail.ru– плохо.
  2. Очень важно всегда заполнять поле «Тема». Именно от этой строчки зависит, откроет ли человек пришедшее сообщение. Если вы пишете незнакомому вам лицу, стоит постараться и придумать интересный заголовок. Но не переусердствуйте – темы в духе «Срочно!!! Уникальное предложение, откройте прямо сейчас!» вызывают лишь желание поскорее щёлкнуть по иконке корзины наверху. Заголовок должен состоять из 3–5 слов и отражать содержание послания.
  3. Если вы не знакомы с адресатом – вкратце обрисуйте, кто вы, как узнали о нём. Без этого необходимого вступления сообщение могут принять за спам и сразу удалить.
  4. Не отключайте в настройках цитирование – пусть предыдущая переписка отображается внизу, под катом.
  5. Чтение с экрана – сомнительное удовольствие. Бумажное письмо можно взять в руки, и уже поэтому оно на бессознательном уровне воспринимается более серьёзно, чем электронное. Учитывайте это.
  6. Чем короче электронный месседж – тем быстрее на него ответят.
  7. Используйте только стандартные шрифты.
  8. Не злоупотребляйте выделением текста – к наиболее важным моментам можно применить «полужирный», но использовать разные цвета недопустимо.
  9. Никакого «капса». Никогда. Даже в подзаголовках. То же самое относится к дублированным знакам препинания.
  10. Разделяйте текст на абзацы с интервалами между ними (просто оставляйте пустую строку).
  11. К электронному письму можно приложить изображения или текстовые файлы. Дополнительные материалы и разъяснения, комментарии, развёрнутые подробные описания – всё это должно быть во вложенных файлах, но никак не в тексте письма.
  12. В деловой переписке с людьми, с которыми у вас установились доверительные отношения (речь о проверенных партнёрах, надёжных контрагентах) можно изредка использовать смайлики. Это позволит «оживить» общение – смайлы на экране (пусть даже в деловом послании) воспринимаются вполне положительно. Конечно, в «бумажных» письмах их использовать нельзя.
  13. Обязательно ставьте подпись. В электронных письмах она обычно состоит из 3-6 строк и включает имя и фамилию отправителя, его должность, название компании, адрес сайта и контактный телефон.

Пример подписи:

С уважением,

Иван Иванов

direktor-ivanov@site.com

http://site.com.

Предлагаем вам образец делового письма.

Подводя итоги

Хотя всё довольно просто, примеры правильно написанных деловых писем не столь многочисленны. Предприниматели регулярно путаются в оформлении, используют не вполне корректные обращения и забывают о важных нюансах.

Перечислим главные особенности, свойственные хорошим деловым посланиям:

  • объективность;
  • краткость (желательно, чтобы письмо занимало не больше одной страницы);
  • нейтральность тона изложения;
  • отсутствие рассуждений, повествовательности, излишней детализации;
  • отсутствие эмоциональных оценок;
  • чёткая логическая взаимосвязь между частями текста и отдельными фразами.

Это своеобразный чек-лист, с которым можно сверяться на первых порах. После сотни составленных и отправленных деловых посланий надобность в нём отпадёт. Не игнорируйте изложенные выше правила и помните: «прокачанное» мастерство деловой переписки существенно повышает вашу репутацию и, соответственно, имидж фирмы.

Источник: https://dezhur.com/db/docs/examples/pisma/kak-pravil-no-pisat-i-oformlyat-delovye-pis-ma.html

Как правильно писать письма на английском: 5 шаблонов с примерами

Учимся правильно писать письма - официальное или личное письма

По вашим письмам о вас будут судить те, кто их читает. Хотите оставить приятное о себе впечатление? Мы познакомим вам с основными правилами переписки на английском языке. 

Люди писали друг другу письма с незапамятных времён. По письмам можно судить о характере человека, его образовании, увлечениях, а главное – о том, насколько хорошо он владеет языком, на котором пишет. Те, кто изучают язык, рано или поздно столкнуться с необходимостью узнать, как правильно писать письма на английском языке. 

Письмо может понадобиться при поступлении в высшее учебное учреждение за рубежом, при сдаче языкового экзамена, при устройстве на работу. Но не только в мире делового общения важно знать, как писать письмо на английском. Неформальная переписка тоже может оказать влияние на вашу жизнь, общение с друзьями и знакомыми.

По вашим письмам о вас будут судить те, кто их читает. Хотите оставить приятное о себе впечатление? Мы познакомим вам с основными правилами переписки на английском языке. Стоит также повторить правила написания адреса на английском.

 Прежде чем начать писать письмо, необходимо определить, с какой целью вы это делаете, а значит – определить тип письма. 

Типы писем на английском

Все письма можно поделить на личные (Personal letter) и деловые (Business letter). О переписке с партнерами по бизнесу и главных табу деловой переписки мы рассказывали раньше, сегодня более подробно обсудим правила личной переписки.

Существуют ли общие строгие правила составления писем на английском языке? Если речь идёт о личной переписке, ответ очевиден – нет. Это в деловой документации, общении с партнёрами по бизнесу часто используются шаблоны писем на английском.

Личная переписка – это ваше личное дело, уж простите за тавтологию. И все же, есть несколько советов, которые помогут сделать переписку более приятной для вас и человека, с которым вы ведёте эпистолярную беседу.

Кроме того, если вы – новичок в мире английского, первые письма все же лучше попробовать писать с помощью шаблонов. 

Совет 1. Письмо должно быть правильно структурировано

Разумеется, поток сознания – вещь хорошая, но только в произведениях Джойса. Если хотите, чтобы ваше письмо было дочитано до конца – уважайте адресата. Постарайтесь сделать текст удобным для чтения. Конструкция письма на английском языке – такой же важный элемент, как и смысл, который вы вкладываете в написанные слова. 

В письме, как правило, есть такие структурные элементы: 

  • обращение – отдельная строка
  • краткое вступление (в котором можно сослаться на предыдущие контакты, ранее написанные письма и т.д.) – отдельный абзац
  • основная часть – несколько абзацев
  • заключение – отдельная строка
  • завершающая фраза – отдельная строка
  • подпись (только имя) – отдельная строка
  • в правом верхнем углу стоит указать адрес автора и дату под адресом

Предлагаем образец письма на английском языке, с такой структурой: 

Совет 2. Правильное обращение в письмах на английском

Форма обращения всегда зависит от степени знакомства с лицом, к которому вы обращаетесь в письме. Приведём несколько примеров.

  • Dear John! – обращение к другу, родственнику
  • Dear Sir – обращение, если этот Джон – ваш начальник. Официальное обращение.
  • My dear Sir – обращение, которое можно использовать в личной переписке с иронией 
  • Dear Mr. Smith – официальное обращение к малознакомому человеку (вы не знаете, кто такой Джон)

Совет 3. Несколько важных моментов, на которыe стоит обратить внимание 

1. Если вы не знаете пол адресата – напишите его фамилию полностью: Dear T.K. Spinazola 

2. Если не знаете, какое сокращение лучше использовать: Miss или Mrs, так как вам неизвестно, состоит ли в браке женщина, используйте нейтральное Ms. 

3. Если пишите письмо двум людям, укажите оба имени в обращении

4. Эти обращения нельзя сокращать: Professor, Dean, Governor, Captain, Admiral, JudgeSister, Senator

5. Эти обращения никогда нельзя использовать полностью Mr., Ms., Mrs. и Dr. 

Для того, чтобы правильно написать письмо в первый раз, неплохо иметь под рукой образец письма на английском языке. 

 Шаблонные фразы для написания писем

5 шаблонов вводных фраз: 

  • It was great to get your letter….
  • Thanks for your letter. It was great/lovely to hear from you. 
  • Thanks for your long letter. It was really great to hear all your news, after not hearing from you for ages….
  • Sorry I haven’t written for so long but….
  • I was really pleased to hear that…

Эти фразы нейтральны, с них вы можете начать письмо к любому адресату. Иногда бывает трудно подобрать слова, особенно, если пишешь не на родном языке. Шаблонные фразы помогут вам структурировать текст письма, правильно оформить вами мысли.

5 шаблонов заключительных фраз: 

  • I would really you to visit me this summer. Write to me and tell me your plans.
  • Please give/send my regards (love) to your…. 
  • And write and tell me your plans for….
  • Write back soon! 
  • If you want to know anything else, just drop me a line. 

Шаблон письма с просьбой дать совет (5 вариантов): 

  • I am writing to ask for your advice
  • Can you give me your advice?
  • I’ve got a problem and I need your advice. 
  • What do you think I should do? 
  • Do you think I should…? 

Фразы для разных писем: 

 Письмо-приглашение Письмо-извинение  Благодарственное письмо  Поздравление
 I'm writing to invite you to…  I'm really sorry that I forgot about…   I'm writing to thank you so much for…   I'm writing to congratulate you on passing your exams… 

Желаем только хороших и теплых писем!

Источник: https://enguide.ua/magazine/kak-pravilno-pisat-pisma-na-angliyskom-5-shablonov-s-primerami

Личное письмо. C1

Учимся правильно писать письма - официальное или личное письма

В свете требований ГИА девятиклассников и ЕГЭ выпускников школ, обучение и освоение навыков письменной речи приобрело очень актуальный характер.

Особое внимание учителя и учащиеся старших классов уделяют работе над развитием навыков написания письма личного характера и эссе на английском языке, ибо именно эти виды письменных работ заложены в КИМах ГИА и ЕГЭ.

Эта страничка создана для того, чтобы помочь вам успешно справиться с этими видами заданий.

Презентация. Как написать письмо? 

Итак, как же правильно оформить и написать письмо на английском, чтобы набрать наибольшее количество баллов при сдаче ГИА и ЕГЭ?

1. Необходимо знать правила оформления и структуру писем личного характера. 

2. Необходимо знать критерии и схемы оценивания письма, прописанные в материалах к ЕГЭ.

3. Необходимо иметь базовый словарный запас. Чтобы написать письмо не нужно знать английский в совершенстве, более того, письмо можно написать даже если у вас ограниченный словарный запас.

1. Правила оформления и структура письма личного характера

1. В правом верхнем углу письма пишется ваш адрес и дата.

номер дома / номер квартиры, название улицы

город, индекс

страна

дата

Например:

145/4 Esenin Street

Cheboksary 428000

Russia

1 February 2012

Существует сокращенный вариант написания адреса и даты, который также является правильным. В адрес можно включить только название города и страны, а дата может состоять из одних цифр:

Cheboksary

Russia

1.02.2012

2. Вступление-приветствие.

Эта часть обычно состоит из 3,4-х предложений. Сначала вы пишете обращение к человеку, которому вы должны адресовать письмо исходя из задания. Напримеp: Dear Mike,. Обратите внимание, что после обращения ставится запятая и следующее предложение (т. е.

фактически первое предложение письма) пишется с красной строки. А что же написать в приветствии? В приветствии вы можете поблагодарить за письмо, написать, что вы очень рады получить от своего друга весточку, объяснить почему вы долго не писали и т.д.

Примерно это должно выглядеть так:

Dear Mike,

Thanks for your letter, it was nice to hear from you. Sorry I didn't answer for a long time. I was very busy with my schoolwork.

3. Основная часть.

Обычно эта часть состоит из двух абзацев. Первый – содержит ответы на вопросы друга. Во втором абзаце, наступает ваша очередь задавать вопросы собеседнику, об этом сказано в задании. Обычно оговаривается, сколько именно вопросов должно быть задано.

4. Заключительная часть. Прощание.

Здесь вы можете логически завершить свое письмо, пожелать удачи и попрощаться. Обычно говорится, что вам пора идти куда-то. Примерно это выглядит так: Oh, I have to go now. Mum wants me to do some shopping for her. 

 На следующей строке не забудьте попрощаться с вашим воображаемым другом. Заключительная фраза письма должна выглядеть примерно так:

Hope to hear from you soon,

Andrey

Обратите внимание, что после имени не ставится точка!

Схема структуры письма личного характера:

Критерии и схемы оценивания письма

Начнем с того, что прежде чем выполнять какое либо задание из ЕГЭ, нужно внимательно прочитать задание к нему.

Задание примерно выглядит так:

Задание С1. You have received a letter from your English-speaking pen-friend Tom who writes:

…In Great Britain most young people want to become independent from their parents as soon as possible. Could you tell me what you and your friends think about not relying on your parents? Are you ready to leave your family immediately after you finish school? Is it easy to rent a house or an apartment for students in Russia?

As for the latest news, I have just returned from a trip to Scotland…

Write a letter to Tom.

In your letter

answer his questions

ask 3 questions about his trip to Scotland

Write 100 – 140 words.

Remember the rules of letter writing.

а) читаем само задание (выделено жирным шрифтом), в нем оговорены важные вещи: 1. количество слов, которое мы должны соблюсти, 100-140 слов, как мы видим. 2. что мы должны сделать: прочитать отрывок из письма и написать ответное, в котором мы должны ответить на вопросы, заданные нам и задать 3 своих.

б) читаем содержание письма и стараемся максимально точно его понять, иначе как мы будем писать ответное?

в) учитывая требования к структуре и содержанию письма, пишем ответ

Критерии оценивания выполнения задания С1 (максимум 6 баллов)

Дополнительная схема оценивания задания С1 “Личное письмо”

Как написать письмо, если мой словарный запас невелик?

Ответ прост – используйте готовый шаблон! Его можно и нужно заучить наизусть. Шаблон обычно содержит в себе уже 60-70 слов, то есть, останется только дописать его, исходя из задания и используя всего 40-50 слов. Не такая уж сложная задача, не так ли?

Пример шаблона:

145/4 Esenin Street

Cheboksary 428200

Russia

1 February 2012

Dear (имя),

Thanks for your letter, it was nice to hear from you. I'm sorry I couldn't reply straightaway. I was busy with my schoolwork.

You asked me about (пишем о теме, которой интересуется написавший нам письмо). Well, (отвечаем на его вопросы).

By the way, (задаем три своих вопроса в отдельных предложениях)

Oh, I have to go now. I promised my Mum to clean the bathroom. Looking forward to hearing from you soon.

Love,

Andrey

Вот собственно и весь секрет. Обратите внимание, что получившийся у нас шаблон содержит 67 слов, и нам остается дописать всего 40-60.

Образец выполненного задания С1:

You have received a letter from your English-speaking pen-friend Tom who writes:

…In Great Britain most young people want to become independent from their parents as soon as possible. Could you tell me what you and your friends think about not relying on your parents? Are you ready to leave your family immediately after you finish school? Is it easy to rent a house or an apartment for students in Russia?

As for the latest news, I have just returned from a trip to Scotland…

Write a letter to Tom.

In your letter

answer his questions

ask 3 questions about his trip to Scotland

Write 100 – 140 words.

Remember the rules of letter writing.

145/4 Esenin Street

Cheboksary 428000

Russia

1 February 2012

Dear Tom,

I'm sorry I couldn't reply straightaway. I was busy with my schoolwork.

I'm only 16 and I can't help relying on my parents now, but most of my friends and I dream to be independent. As soon as I leave school, I'll go to university.

If I find a part-time job, I'm ready to leave my family and start living on my own.

Of course, it's hard financially to rent a house or an apartment in Russia, especially if you are a student and don't have much money, but I'm prepared for this.

Well, I'm happy to hear you've finally fulfilled your dream – a trip to Scotland! How long were you there? What places did you visit? Did you try on a kilt?

Oh, I have to go now. Mum wants me to do some shopping for her.

Hope to hear from you soon,

Andrey

Обучающие видео. ЕГЭ по английскому. Личное письмо. Правила игры

Вы можете потренироваться в написании писем и обсудить стратегии подготовки к написанию письма личного характера на нашем форуме. Регистрируйтесь, задавайте интересующие вас вопросы, выкладывайте образцы ваших писем, если будет необходимо, они будут проверены и вам будут даны полезные советы. Одна голова хорошо – а целый форум голов лучше!

Источник: https://anglyaz.ru/pismo/lichnoepismo.html

Официальное письмо. Образец написания

Учимся правильно писать письма - официальное или личное письма

Официальное письмо – это форма делового послания, которое имеет статус документа. Оно может применяться для отправки каких-то сообщений между организациями или индивидуальными предпринимателями и частными лицами.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк официального письма .docСкачать образец официального письма .doc

Чем отличается официальное письмо от обычного

Между обычными письмами и официальными посланиями существует несколько различий:

  1. одно из основных заключается в том, что официальное письмо всегда содержит в себе полные реквизиты отправителя, а также данные о получателе;
  2. письмо также обязательно должно быть подписано конкретным человеком;
  3. при наличии печати у отправителя — проштамповано.

Кроме того, официальные письма зачастую формируются на специальных фирменных бланках – это придает им солидности и лишний раз подчеркивает их официальных статус.

Подробнее о реквизитах

Что касается реквизитов на официальных бланках, то не лишним будет дать расширенное описание этой части документа, называемой на языке делопроизводителей «формуляром». В частности, в бланках всегда должно быть:

  • наименование организации-отправителя (полное и сокращенное);
  • ИНН, КПП, код ОКПО, номер документа по ОКУД (если он имеется);
  • адрес (юридический и почтовый);
  • номер контактного телефона, номер факса и индекс;
  • на бланках государственных учреждений должен быть государственный герб, на бланках коммерческих предприятий – логотип или эмблема;
  • номер исходящего послания и дата его составления;
  • если у организации есть сайт, то в реквизитах его тоже нужно обозначить, как и адрес электронной почты.

Типы информационных писем

Информационные письма могут быть самыми различными:

  • гарантийными;
  • рекомендательными;
  • сопроводительными;
  • подтверждающими;
  • рекламационными;
  • инструкционными;
  • извещательными;
  • пригласительными и т.д.

То есть, по сути дела, они могут составляться по самым разным поводам и обстоятельствам. Главное условие — их соответствие определенным критериям.

При этом следует иметь ввиду, что официальные письма – единственный вид документов, на которых не ставится их название.

Общие требования ко всем письмам

При составлении официального послания следует придерживаться определенных норм и стандартов. В такого рода корреспонденции нужно обязательно использовать только вежливую форму обращения к адресату, излагать основные мысли необходимо коротко, емко, строго по делу (не забывая о том, что человек не всегда готов тратить на прочтение письма много времени).

Если текст послания слишком длинный и содержит много разнообразной информации, его надо поделить на абзацы, а при необходимости – еще и на отдельные пункты, не забывая при этом делать смысловые акценты. Можно выделять какие-то мысли размером или цветом шрифта (если письмо печатается на компьютере) или подчеркиванием (если письмо пишется от руки).

Самую важную часть письма следует писать в начале или конце – в этом случае она лучше запоминается.

Чего следует избегать

К официальным письмам требования достаточно серьезные и определенные.

В них недопустимо использовать узкоспециальные термины, большое количество сложных речевых, деепричастных и причастных оборотов, грубые слова и, тем более, ненормативную лексику.

Также следует избегать витиеватых или размытых по смыслу предложений. Тон послания должен быть сдержанным, исключены какие-либо развязность, панибратство.

Как сформировать официальное письмо

Для официального письма не разработано никаких стандартов и шаблонов, так что писать его можно в свободной форме или по образцу, разработанному на предприятии. Главное условие, чтобы данный документ по своей структуре соответствовал нормам делопроизводства, а по тексту — правилам русского языка.

Следует помнить о том, что существует ряд сведений, которые должны содержаться в информационном письме непременно:

  • наименование организации-отправителя;
  • адрес организации;
  • контактный телефон (для связи);
  • должность и ФИО ее представителя;
  • суть послания;
  • подпись отправителя.

К письму могут быть приложены какие-либо дополнительные бумаги, фото и видео документы. В этом случае их наличие следует отметить в основном тексте. Также допустимо указывать в «теле» письма ссылки на законы, нормативные, правовые акты, имеющие непосредственное отношение к посланию.

Как доставить письмо до адресата

Отправлять официальные письма можно разными способами:

  • Наиболее простой, быстрый и доступный: электронные средства связи. Единственный минус такого пути: послание может легко затеряться, попав, к примеру, в папку «спам». Поэтому этот вариант подходит только в тех случаях, если у отправителя уже существует прямой контакт с получателем (через личные встречи или телефонную связь).
  • Второй способ, также востребованный, более надежный, но затратный по времени: отправка официального письма через Почту России заказным письмом с уведомлением о вручении. Такой метод гарантирует получение письма адресатом, как и еще один классический метод, по сию пору не утративший актуальности: передача сообщения через факс.

Источник: https://assistentus.ru/forma/oficialnoe-pismo/

HelpIcs
Добавить комментарий