Учимся пользоваться Экселем — описание программы

Содержание

12 простых, но эффективных приёмов для ускоренной работы в Excel

Учимся пользоваться Экселем - описание программы

Совсем недавно на страницах Лайфхакера мы поделились с вами небольшими хитростями, которые позволяют оптимизировать работу в MS Excel. А сегодня хотим предложить вашему вниманию новую порцию советов для ускорения действий в этой программе.

 О них расскажет Николай Павлов — автор проекта «Планета Excel», меняющего представление людей о том, что на самом деле можно сделать с помощью этой замечательной программы и всего пакета Office.

Николай является IT-тренером, разработчиком и экспертом по продуктам Microsoft Office, Microsoft Office Master, Microsoft Most Valuable Professional. Вот проверенные им лично приёмы для ускоренной работы в Excel. ↓ 

Быстрое добавление новых данных в диаграмму

Если для вашей уже построенной диаграммы на листе появились новые данные, которые нужно добавить, то можно просто выделить диапазон с новой информацией, скопировать его (Ctrl + C) и потом вставить прямо в диаграмму (Ctrl + V).

Мгновенное заполнение (Flash Fill)

Эта функция появилась только в последней версии Excel 2013, но она стоит того, чтобы обновиться до новой версии досрочно. Предположим, что у вас есть список полных ФИО (Иванов Иван Иванович), которые вам надо превратить в сокращённые (Иванов И. И.).

Чтобы выполнить такое преобразование, нужно просто начать писать желаемый текст в соседнем столбце вручную. На второй или третьей строке Excel попытается предугадать наши действия и выполнит дальнейшую обработку автоматически.

Останется только нажать клавишу Enter для подтверждения, и все имена будут преобразованы мгновенно.

Подобным образом можно извлекать имена из email’ов, склеивать ФИО из фрагментов и т. д.

Копирование без нарушения форматов

Вы, скорее всего, знаете про «волшебный» маркер автозаполнения — тонкий чёрный крест в правом нижнем углу ячейки, потянув за который можно скопировать содержимое ячейки или формулу сразу на несколько ячеек.

Однако есть один неприятный нюанс: такое копирование часто нарушает дизайн таблицы, т. к. копируется не только формула, но и формат ячейки.

Этого можно избежать, если сразу после протягивания чёрным крестом нажать на смарт-тег — специальный значок, появляющийся в правом нижнем углу скопированной области.

Если выбрать опцию «Копировать только значения» (Fill Without Formatting), то Microsoft Excel скопирует вашу формулу без формата и не будет портить оформление.

Отображение данных из таблицы Excel на карте

В последней версии Excel 2013 появилась возможность быстро отобразить на интерактивной карте ваши геоданные, например продажи по городам и т. п. Для этого нужно перейти в «Магазин приложений» (Office Store) на вкладке «Вставка» (Insert) и установить оттуда плагин Bing Maps.

Это можно сделать и по прямой ссылке с сайта, нажав кнопку Add. После добавления модуля его можно выбрать в выпадающем списке «Мои приложения» (My Apps) на вкладке «Вставка» (Insert) и поместить на ваш рабочий лист.

Останется выделить ваши ячейки с данными и нажать на кнопку Show Locations в модуле карты, чтобы увидеть наши данные на ней.

При желании в настройках плагина можно выбрать тип диаграммы и цвета для отображения.

Быстрый переход к нужному листу

Если в вашей книге количество рабочих листов перевалило за 10, то ориентироваться в них становится трудновато. Щёлкните правой кнопкой мыши по любой из кнопок прокрутки ярлычков листов в левом нижнем углу экрана.

Появится оглавление, и на любой нужный лист можно будет перейти мгновенно.

Также можно создать на отдельном листе оглавление с гиперссылками. Это чуть сложнее, но зачастую удобнее.

Преобразование строк в столбцы и обратно

Если вам когда-нибудь приходилось руками перекладывать ячейки из строк в столбцы, то вы оцените следующий трюк:

  1. Выделите диапазон.
  2. Скопируйте его (Ctrl + C) или, нажав на правую кнопку мыши, выберите «Копировать» (Copy).
  3. Щёлкните правой кнопкой мыши по ячейке, куда хотите вставить данные, и выберите в контекстном меню один из вариантов специальной вставки — значок «Транспонировать» (Transpose).

В старых версиях Excel нет такого значка, но можно решить проблему с помощью специальной вставки (Ctrl + Alt + V) и выбора опции «Транспонировать» (Transpose).

Выпадающий список в ячейке

Если в какую-либо ячейку предполагается ввод строго определённых значений из разрешённого набора (например, только «да» и «нет» или только из списка отделов компании и т. д.), то это можно легко организовать при помощи выпадающего списка:

  1. Выделите ячейку (или диапазон ячеек), в которых должно быть такое ограничение.
  2. Нажмите кнопку «Проверка данных» на вкладке «Данные» (Data — Validation).
  3. В выпадающем списке «Тип» (Allow) выберите вариант «Список» (List).
  4. В поле «Источник» (Source) задайте диапазон, содержащий эталонные варианты элементов, которые и будут впоследствии выпадать при вводе.

Продвинутые трюки из той же серии: выпадающий список с наполнением, связанные выпадающие списки, выпадающий список с фотографией и т. д.

«Умная» таблица

Если выделить диапазон с данными и на вкладке «» нажать «Форматировать как таблицу» (Home — Format as Table), то наш список будет преобразован в «умную» таблицу, которая (кроме модной полосатой раскраски) умеет много полезного:

  • Автоматически растягиваться при дописывании к ней новых строк или столбцов.
  • Введённые формулы автоматом будут копироваться на весь столбец.
  • Шапка такой таблицы автоматически закрепляется при прокрутке, и в ней включаются кнопки фильтра для отбора и сортировки.
  • На появившейся вкладке «Конструктор» (Design) в такую таблицу можно добавить строку итогов с автоматическим вычислением.

Спарклайны

Спарклайны — это нарисованные прямо в ячейках миниатюрные диаграммы, наглядно отображающие динамику наших данных. Чтобы их создать, нажмите кнопку «График» (Line) или «Гистограмма» (Columns) в группе «Спарклайны» (Sparklines) на вкладке «Вставка» (Insert). В открывшемся окне укажите диапазон с исходными числовыми данными и ячейки, куда вы хотите вывести спарклайны.

После нажатия на кнопку «ОК» Microsoft Excel создаст их в указанных ячейках. На появившейся вкладке «Конструктор» (Design) можно дополнительно настроить их цвет, тип, включить отображение минимальных и максимальных значений и т. д.

Восстановление несохранённых файлов

Пятница. Вечер. Долгожданный конец ударной трудовой недели. Предвкушая отдых, вы закрываете отчёт, с которым возились последнюю половину дня, и в появившемся диалоговом окне «Сохранить изменения в файле?» вдруг зачем-то жмёте «Нет».

Опустевший офис оглашает ваш истошный вопль, но уже поздно — несколько последних часов работы пошли псу под хвост и вместо приятного вечера в компании друзей вам придётся восстанавливать утраченное.

На самом деле, есть неслабый шанс исправить ситуацию. Если у вас Excel 2010, то нажмите на «Файл» — «Последние» (File — Recent) и найдите в правом нижнем углу экрана кнопку «Восстановить несохранённые книги» (Recover Unsaved Workbooks).

В Excel 2013 путь немного другой: «Файл» — «Сведения» — «Управление версиями» — «Восстановить несохранённые книги» (File — Properties — Recover Unsaved Workbooks).

Откроется специальная папка из недр Microsoft Office, куда на такой случай сохраняются временные копии всех созданных или изменённых, но несохранённых книг.

Сравнение двух диапазонов на отличия и совпадения

Весьма часто при работе в Excel возникает необходимость сравнить два списка и быстро найти элементы, которые в них совпадают или отличаются. Самый быстрый и наглядный способ сделать это:

  1. Выделите оба сравниваемых столбца (удерживая клавишу Ctrl).
  2. Выберите на вкладке «» — «Условное форматирование» — «Правила выделения ячеек» — «Повторяющиеся значения» (Home — Conditional formatting — Highlight Cell Rules — Duplicate Values).
  3. Выберите вариант «Уникальные» (Unique) в раскрывающемся списке.

Бонус: другие способы сравнить два диапазона и найти отличия/совпадения.

Подбор (подгонка) результатов расчёта под нужные значения

Вы когда-нибудь подбирали входные значения в вашем расчёте Excel, чтобы получить на выходе нужный результат? В такие моменты чувствуешь себя матёрым артиллеристом, правда? Всего-то пара десятков итераций «недолёт — перелёт», и вот оно, долгожданное «попадание»!

Microsoft Excel сможет сделать такую подгонку за вас, причём быстрее и точнее. Для этого нажмите на вкладке «Вставка» кнопку «Анализ „что если“» и выберите команду «Подбор параметра» (Insert — What If Analysis — Goal Seek).

В появившемся окне задайте ячейку, где хотите подобрать нужное значение, желаемый результат и входную ячейку, которая должна измениться.

После нажатия на «ОК» Excel выполнит до 100 «выстрелов», чтобы подобрать требуемый вами итог с точностью до 0,001.

Источник: https://lifehacker.ru/uskorennaja-rabota-v-excel/

Эксель (Excel) для чайников: работа с таблицами, графиками, сортировкой данных и математическими расчетами

Учимся пользоваться Экселем - описание программы

Если вы никогда раньше не использовали табличный процессор для создания документов, советуем прочитать наше руководство Эксель (Excel) для чайников.

После этого вы сможете создать свой первый табличный лист с таблицами, графиками, математическими формулами и форматированием.

Подробная информация о базовых функциях и возможностях табличного процессора MS Excel. Описание основных элементов документа и инструкция для работы с ними в нашем материале.

Работа с ячейками. Заполнение и форматирование

Прежде чем приступать к конкретным действиям, необходимо разобраться с базовым элементом любого документа в Excel. Файл Эксель состоит из одного или нескольких листов, разграфленных на мелкие ячейки.

Ячейка – это базовый компонент любого экселевского отчета, таблицы или графика. В каждой клеточке содержится один блок информации. Это может быть число, дата, денежная сумма, единица измерения или другой формат данных.

Чтобы заполнить ячейку, достаточно просто кликнуть по ней указателем и ввести нужную информацию. Чтобы отредактировать ранее заполненную ячейку, нажмите на неё двойным кликом мышки.

Рис. 1 – пример заполнения ячеек

Каждая клеточка на листе имеет свой уникальный адрес. Таким образом, с ней можно проводить расчеты или другие операции. При нажатии на ячейку в верхней части окна появится поле с ее адресом, названием и формулой (если клеточка учуствует в каких-либо расчетах).

Выберем ячейку «Доля акций». Адрес её расположения – А3. Эта информация указана в открывшейся панели свойств. Также мы можем увидеть содержимое. Формул у этой клетки нет, поэтому они не показываются.

Больше свойств ячейки и функций, которые можно задействовать по отношению к ней, доступны в контекстном меню. Кликните на клеточку правой клавишей манипулятора. Откроется меню, с помощью которого можно отформатировать ячейку, провести анализ содержимого, присвоить другое значение и прочие действия.

Рис. 2 – контекстное меню ячейки и ее основные свойства

Сортировка данных

Часто пользователи сталкиваются с задачей сортировки данных на листе в Эксель. Эта функция помогает быстро выбрать и просмотреть только нужные данные из всей таблицы.

Перед вами уже заполненная таблица (как её создать разберемся дальше в статье). Представьте, что вам нужно отсортировать данные за январь по возрастанию. Как бы вы это сделали? Банальное перепечатывание таблицы – это лишняя работа, к тому же, если она объемная, делать этого никто не будет.

Для сортировки в Excel есть специально отведенная функция. От пользователя требуется только:

  • Выделить таблицу или блок информации;
  • Открыть кладку «Данные»;
  • Кликнуть на иконку «Сортировка»;

Рис. 3 – вкладка «Данные»

  • В открывшемся окошке выберите колонку таблицы, над которой будем проводить действия (Январь).
  • Далее тип сортировки (мы выполняем группировку по значению) и, наконец, порядок – по возрастанию.
  • Подтвердите действие, нажав на «ОК».

Рис. 4 – настройка параметров сортировки

Произойдет автоматическая сортировка данных:

Рис. 5 – результат сортировки цифр в столбце «Январь»

Аналогичным образом можно проводить сортировку по цвету, шрифту и другим параметрам.

Математические расчеты

Главное преимущество Excel – возможность автоматического проведения расчетов в процессе заполнения таблицы. К примеру, у нас есть две ячейки со значениями 2 и 17.

Как в третью ячейку вписать их результат, не делая расчеты самостоятельно?

Для этого, вам необходимо кликнуть на третью ячейку, в которую будет вписан конечный результат вычислений. Затем нажмите на значок функции f(x), как показано на рисунке ниже. В открывшемся окошке выберите действие, которое хотите применить.

СУММ – это сумма, СРЗНАЧ – среднее значение и так далее. Полный список функций и их наименований в редакторе Excel можно найти на официальном сайте компании Microsoft.

Нам нужно найти сумму двух ячеек, поэтому нажимаем на «СУММ».

Рис. 6 – выбор функции «СУММ»

В окне аргументов функции есть два поля: «Число 1» и «Число 2». Выберите первое поле и кликните мышкой на ячейку с цифрой «2». Её адрес запишется в строку аргумента. Кликните на «Число 2» и нажмите на ячейку с цифрой «17».

Затем подтвердите действие и закройте окно. Если необходимо выполнить математические действия с тремя или большим количеством клеточек, просто продолжайте вводить значения аргументов в поля «Число 3», «Число 4» и так далее.

Если в дальнейшем значение суммируемых ячеек будет изменяться, их сумма будет обновляться автоматически.

Рис. 7 – результат выполнения подсчетов

Создание таблиц

В экселевских таблицах можно хранить любые данные. С помощью функции быстрой настройки и форматирования, в редакторе очень просто организовать систему контроля личного бюджета, список расходов, цифровые данные для отчетности и прочее.

Таблицы в Excel имеют преимущество перед аналогичной опцией в Word и других офисных программах. Здесь у вас есть возможность создать таблицу любой размерности. Данные заполняются легко. Присутствует панель функций для редактирования содержимого. К тому же, готовую таблицу можно интегрировать в файл docx с помощью обычной функции копирование-вставка.

Чтобы создать таблицу, следуйте инструкции:

  • Откройте вкладку «Вставка». В левой части панели опций выберите пункт «Таблица». Если вам необходимо провести сведение каких-либо данных, выбирайте пункт «Сводная таблица»;
  • С помощью мышки выделите место на листе, которое будет отведено для таблицы. А также вы можете ввести расположение данных в окно создания элемента;
  • Нажмите ОК, чтобы подтвердить действие.

Рис. 8 – создание стандартной таблицы

Чтобы отформатировать внешний вид получившейся таблички, откройте содержимое конструктора и в поле «Стиль» кликните на понравившийся шаблон. При желании, можно создать собственный вид с другой цветовой гаммой и выделением ячеек.

Рис. 9 – форматирование таблицы

Результат заполнения таблицы данными:

Рис. 10 – заполненная таблица

Для каждой ячейки таблицы также можно настроить тип данных, форматирование и режим отображения информации. Окно конструктора вмещает в себя все необходимые опции для дальнейшей конфигурации таблички, исходя из ваших требований.

Для построения диаграммы или графика требуется наличие уже готовой таблички, ведь графические данные будут основываться именно на информации, взятой из отдельных строк или ячеек.

Чтобы создать диаграмму/график, нужно:

  • Полностью выделить таблицу. Если графический элемент нужно создать только для отображения данных определенных ячеек, выделите только их;
  • Откройте вкладку вставки;
  • В поле рекомендуемых диаграмм выберите иконку, которая, по вашему мнению, наилучшим образом визуально опишет табличную информацию. В нашем случае, это объемная круговая диаграмма. Поднесите к иконке указатель и выберите внешний вид элемента;

Рис. 11 – выбор типа используемой диаграммы

  • Кликните на необходимую форму. На листе автоматически отобразится уже заполненная диаграмма:

Рис. 12 – результат добавление диаграммы

Если нужно изменить внешний вид получившейся визуализации, просто кликните по ней два раза. Произойдёт автоматическое перенаправление в окно конструктора. С его помощью можно применить другой стиль к диаграмме, изменить её тип, цветовую гамму, формат отображения данных, добавить новые элементы и провести их настройку.

Аналогичным образом можно создать точечные графики, линейные диаграммы и схемы зависимости элементов таблицы. Все полученные графические элементы также можно добавить в текстовые документы Ворд.

В табличном редакторе Excel присутствует множество других функций, однако, для начальной работы будет достаточно и приемов, которые описаны в этой статье. В процессе создания документа многие пользователи самостоятельно осваивают более расширенные опции. Это происходит благодаря удобному и понятному интерфейсу последних версий программы.

Тематические видеоролики:

Работаем с ячейками

Microsoft Excel для Начинающих #3

Источник

Источник: https://pomogaemkompu.temaretik.com/1141064240696134619/

Как научиться работать в Excel самостоятельно: описание программы, рекомендации и отзывы

Учимся пользоваться Экселем - описание программы

Любой человек, использующий в повседневной работе компьютере, так или иначе сталкивался с офисным приложением Excel, входящим в стандартный пакет Microsoft Office. Оно имеется в любой версии пакета. И достаточно часто, начиная знакомство с программой, многие юзеры задаются вопросом о том, как научиться работать в Excel самостоятельно?

Что представляет собой программа Excel?

Для начала определимся, что же такое Excel, и для чего нужно это приложение. Вероятно, многие слышали о том, что программа представляет собой табличный редактор, однако принципы его функционирования в корне отличаются от тех же таблиц, создаваемых в Word.

Если в Word таблица выступает скорее элементом, в котором отображается текстовая или графическая информация, то лист с таблицей Excel – это, по сути, унифицированная математическая машина, которая способна производить самые различные вычисления на основе задаваемых типов данных и формул, по которым будет производиться та или иная математическая или алгебраическая операция.

Как говорила героиня фильма «Служебный роман», можно и зайца научить курить. В принципе, нет ничего невозможного. Попробуем разобраться в элементарных принципах функционирования приложения и остановимся на понимании его основных возможностей.

Конечно, отзывы людей, разбирающихся в специфике приложения, говорят о том, что можно, допустим, скачать какой-нибудь самоучитель работы в Excel, однако, как показывает практика и особенно комментарии начинающих юзеров, такие материалы очень часто представлены в слишком заумном виде, а разобраться бывает достаточно сложно.

Думается, самым лучшим вариантом обучения станет изучение основных возможностей программы, а потом их применение, так сказать, «методом научного тыка». Само собой разумеется, сначала нужно рассмотреть основные функциональные элементы Microsoft Excel (уроки по программе свидетельствуют именно об этом), чтобы составить для себя полную картину принципов работы.

Самое первое, на что обращает внимание пользователь при запуске приложения, это лист в виде таблицы, в которой располагаются ячейки, нумерованные разным способом, в зависимости от версии самого приложения. В ранних версиях столбцы обозначались литерами, а строки цифрами и числами. В других релизах вся маркировка представлена исключительно в цифровом виде.

Для чего это нужно? Да, только для того, чтобы всегда можно было определить номер ячейки для задания определенной операции вычисления по типу того, как задаются координаты в двумерной системе для точки. Позднее будет понятно, как с ними работать.

Еще одна важная составляющая – строка формул – специальное поле, слева имеющее значок «fx». Именно здесь задаются все операции. При этом сами математические действия обозначаются точно так же, как это принято в международной классификации (знак равенства «=», умножение «*» деление «/» и т.д.).

Тригонометрические величины также соответствуют международным обозначениям (sin, cos, tg и т.д.). Но это самое простое.

Операции посложнее придется осваивать именно с помощью справочной системы или конкретных примеров, поскольку некоторые формулы могут выглядеть достаточно специфично (экспоненциальные, логарифмические, тензорные, матричные и т.п.).

Сверху, как и в других офисных программах расположена главная панель и основные разделы меню с основными пунктами операций и кнопками быстрого доступа к той или иной функции.

Типы данных и простейшие операции с ними

Рассмотрение вопроса о том, как работать в Excel-программе, невозможно без ключевого понимания типов данных, вводимых в ячейках таблицы.

Сразу отметим, что после прописывания какой-то информации можно нажать кнопку ввода, клавишу Esc или просто переместить прямоугольник из искомой ячейки в другую – данные сохранятся.

Редактирование ячейки вызывается двойным кликом или нажатием клавиши F2, а по завершении ввода данных сохранение происходить исключительно при нажатии клавиши Enter.

Теперь несколько слов о том, что можно вводить в каждую ячейку. Меню формата вызывается правым кликом на активной ячейке.

Слева имеется специальный столбец с указанием типа данных (общий, числовой, текстовый, процентный, дата и т.д.).

Если выбирается общий формат, программа, грубо говоря, сама определяет, на что именно похоже введенное значение (например, если ввести 01/01/16, будет распознана дата 1 января 2016 года).

При вводе числа можно использовать и указание количества знаков после запятой (по умолчанию отображается один символ, хотя при вводе двух программа просто округляет видимое значение, хотя истинное не меняется).

При использовании, скажем, текстового типа данных, что бы пользователь ни ввел, оно будет отображено именно в виде того, что набрано на клавиатуре, без изменений.

Вот что интересно: если навести курсор на выделенную ячейку, в правом нижнем углу появится крестик, потянув за который при зажатой левой кнопке мыши, можно скопировать данные в следующие за искомой ячейки по порядку.

Но данные изменятся. Если взять тот же пример с датой, следующим значением будет указано 2 января и т.д.

Такое копирование бывает полезно при задании одинаковой формулы для разных ячеек (иногда даже с перекрестными вычислениями).

Если говорить о формулах, для простейших операций можно использовать двойной подход.

Например, для суммы ячеек A1 и B1, которая должна быть вычислена в ячейке C1, нужно поместить прямоугольник именно в поле C1 и задать вычисление по формуле «=A1+B1».

Можно поступить иначе, задав равенство «=СУММ(A1:B1)» (такой метод больше применяется для больших промежутков между ячейками, хотя можно использовать и функцию автоматического суммирования, равно как и английскую версию команды суммы SUM).

Программа Excel: как работать с листами Excel

При работе с листами можно производить множество действий: добавлять листы, изменять их название, удалять ненужные и т.д. Но самое главное состоит в том, что любые ячейки, находящиеся на разных листах, могут быть взаимосвязаны определенными формулами (особенно когда вводятся большие массивы информации разного типа).

Как научиться работать в Excel самостоятельно в плане использования перекрестных ссылок и вычислений? Здесь не все так просто. Как показывают отзывы пользователей, в свое время осваивавших этот табличный редактор, без посторонней помощи сделать это будет достаточно затруднительно.

Нужно почитать хотя бы справочную систему самой программы. Простейшим способом является ввод в той же формуле ячеек путем их выделения (сделать это можно и на одном листе, и на разных.

Опять же, если вводить сумму нескольких полей, можно прописать «=СУММ», а затем просто поочередно при зажатой клавише Ctrl выделять нужные ячейки. Но это самый примитивный пример.

Дополнительные возможности

Зато в программе можно не только создавать таблицы с различными типами данных. На их основе за пару секунд можно строить всевозможные графики и диаграммы задавая для автоматического построения либо выделенный диапазон ячеек, либо указывать его в ручном режиме при входе в соответствующее меню.

Кроме того, в программе имеется возможность использования специальных надстроек, исполняемых скриптов на основе Visual Basic. Можно вставлять любые объекты в виде графики, видео, аудио или чего-то еще. В общем, возможностей хватает. И здесь затронута всего лишь малая толика всего того, на что способна эта уникальная программа.

Да что говорить, она при правильном подходе может вычислять матрицы, решать всевозможные уравнения любой сложности, находить экстремумы функций, создавать базы данных и связывать их с другими приложениями вроде Microsoft Access и многое другое – всего просто не перечислишь.

Итог

Теперь, наверное, уже понятно, что вопрос о том, как научиться работать в Excel самостоятельно, не так-то и прост для рассмотрения. Конечно, если освоить базовые принципы работы в редакторе, задавать простейшие операции труда не составит. Отзывы пользователей свидетельствую о том, что научиться этому можно максимум за неделю.

Но если потребуется использование более сложных вычислений, а тем более, работа с привязкой к базам данных, как бы кто этого ни хотел, без специальной литературы или курсов здесь просто не обойтись. Более того, весьма вероятно, придется подтянуть даже свои знания по алгебре и геометрии из школьного курса.

Без этого о полноценном использовании табличного редактора можно даже не мечтать.

Источник: http://fb.ru/article/246894/kak-nauchitsya-rabotat-v-excel-samostoyatelno-opisanie-programmyi-rekomendatsii-i-otzyivyi

Эксель для начинающих | Блог Виктора Князева

Учимся пользоваться Экселем - описание программы

Эксель для начинающих

Всем доброго времени суток и сегодня мы начинаем новую серию статей, эксель для начинающих.

Эксель является одной из самых доступных и самых популярных таблиц, которые позволяют производить различные операции с табличными данными и тем самым значительно облегчить нашу работу с базами данных и сделать её быстрее и нагляднее.

В это статье мы познакомимся с интерфейсом программы, узнаем что такое ячейки, начнем с ними работать, научимся вводить туда данные и построим первую таблицу.

Узнайте как профессионально использовать свой компьютер

Интерфейс программы будем рассматривать на основе Excel 2007 года и он похож на то, что мы рассматривали при изучении программы Word.

Эксель для начинающих — интерфейс программы

1 — кнопка «Office» осн. кнопка программы

2 — блок быстрого сохранения и отмены предыдущих действий и возврат их

3 — блок основного верхнего меню

4 — лента, расширенное меню программы

5 — адрес ячейки

6 — содержимое ячейки

7 — листы в данной книге

8 — линейка изменения масштаба

9 — ячейка

Excel для начинающих рис 1

Перед началом работы оговорим несколько базовых истин работы в программе эксель:

— каждая ячейка имеет свой адрес и может иметь каждая свое содержимое;

— ячейки можно объединять по столбцам и строкам;

— вводить текст или другое содержимое в ячейку можно также как и в Ворде;

И теперь приступим к практике, для начала мы создадим простую таблицу и заполним ее.

Построение таблицы в excel «Список моих знакомых»

Ставим метку как показано в 1 рисунке на А1 и печатаем туда наше название — Список моих знакомых

Таблица будет содержать следующие столбцы:

№ п/п , ФИО , Связь, Почта, Телефон, Примечание.

Ставим метку на А2 и печатаем туда — № п/п, далее переходим в следующую ячейку B2 и вводим туда — ФИО, в следующую ячейку С2 — Связь, затем D2 — Почта, E2 — Телефон, F2 — Примечание.

Затем раздвигаем на нужную нам ширину соответствующие столбцы на пересечении между названиями столбцов, при появлении перекрестия — зажать и двигать левой мышкой на нужное расстояние:

Excel для начинающих рис 2

Далее заполняем столбец — № п/п  от 1 до 10

Ставим метку в ячейку под этим столбцом и печатаем цифру 1, затем нажимаем на клавиатуре — Ctrl и подводим курсор к левому нижнему углу этой ячейки.

Появляется маленький плюсик, зажимаем левую мышь и тащим вниз на необходимое количество строк (оно появляется рядом) и отпускаем в нужном месте левую мышь.

Получится вот такая картинка:

Excel для начинающих рис 3

Сейчас мы обозначим нашу таблицу ее границами:

Для этого выделяем её всю слева с ячейки А2 до F12, зажав левую мышку, отпускаем ее и заходим в верхнее меню «Границы» , находим строчку «Все границы» и жмем её!

Excel для начинающих рис 4

Наша таблица приобретает нормальный вид.

Дальше мы можем вводить нужные нам данные:

Для этого ставим метку в нужную ячейку и дважды щелкаем в ней левой мышкой, появляется курсор и там можно печатать текст, так же это можно делать и в верхней строке содержания этой ячейки.

Заполняем все столбцы нашего первого знакомого и получаем след. вид:

Excel для начинающих рис 5

Теперь научимся форматировать, преобразовывать в нужный вид наш документ:

Начнем с заголовка — выделяем всю строку заголовка от A до F левой мышкой и идем в верхнее меню — — далее «Объединить и поместить в центре»

Excel для начинающих рис 6

Наш заголовок становиться в центре это общей строки, можно сделать его жирным и изменить шрифт ( — Шрифты)

Названия наших столбцов также поместим в середину каждого, выделяем следующую строку с ними и в верхнем меню «Выравнивание» выделяем нужные нам пиктограммы

Excel для начинающих рис 7

Выделяем столбец № п/п и также делаем его содержание по центру, а вот все остальные ячейки есть смысл выровнять по левому краю, по мере их заполнения

Excel для начинающих рис 8

Сохраняем созданный нами файл, кнопка «Office» — Сохранить как — Книга Excel 97-2003.

Узнайте как профессионально использовать свой компьютер

На этом мы закончим этот урок «Эксель для начинающих», успехов Вам, более подробно смотрите в видео:

В следующих статьях мы продолжим изучение программы Excel.

Для тех, кто хочет более подробно изучить свой компьютер, мой видео курс «Компьютерным чайникам НЕТ!»

С уважением, Виктор Князев

Источник: http://viktor-knyazev.ru/eksel-dlya-nachinayushhih/

Как работать с программой Excel

Учимся пользоваться Экселем - описание программы

Excel – это массово используемая популярная компьютерная программа. На нашем сайте вы найдете простые и понятные советы о том, как работать с программой excel. Она необходима для того, чтобы проводить расчеты, составлять таблицы, а также диаграммы, вычислять простые и сложные функции.

Большинство пользователей на своих компьютерах имеют набор программ Microsoft Office. Этот набор программ считается «офисным», поскольку он незаменим для работы в офисе. Среди разнообразных программ данного пакета самыми популярными являются Microsoft Word и Microsoft Excel.

Если Word используется для печати текста практически всеми пользователями, то сфера применения Excel более специализированная.

Для чего нужен Excel?

Excel – программа, которая в первую очередь активно используется экономистами и бухгалтерами. С ее помощью можно легко производить вычисления самой разной сложности, составлять таблицы и отчеты, различные диаграммы. Причем, все это доступно даже пользователю без особых глубоких познаний.

 Наш онлайн-самоучитель работы в excel поможет вам в этом. Другими словами, Excel – это мощный и большой калькулятор, который имеет множество возможностей и функций. Впрочем, пользователю вовсе не обязательно «уметь» производить в уме все те вычисления, которые способна произвести это программа.

Достаточно «уметь» ее пользоваться.

Работа с таблицами в Excel

Microsoft Excel – это большая таблица. В нее можно вносить самые разнообразные данные – печатать цифры и слова. Используя функции Excel, можно производить различные манипуляции с числами – складывать, вычитать, делить, умножать и так далее.

Многие пользователи ошибочно считают, что Microsoft Excel – это исключительно таблицы. Иными словами, они уверены, что все таблицы составляются лишь в этой программе. Однако, это не совсем правильно.Excel – это и правда таблица. Но в первую очередь эта программа необходима для вычислений.

Если вам нужно не просто расчертить таблицу с буквенными и числовыми значениями, но и произвести какие-то операции с числами, то вам не обойтись без Microsoft Excel.

Если же пользователю нужно составить таблицу без каких-либо вычислений, а просто ввести готовые данные, то гораздо проще и быстрей это сделать с помощью программы Microsoft Word.

В сравнении между Microsoft Word и Microsoft Excel пальму первенства по сложности занимает, конечно же, Excel. Поэтому начинать освоение этой программы нужно лишь после «младшего брата» Word.

Самоучитель работы в Excel

Чтобы досконально изучить Excel, потребуется немало времени. Однако, из практики известно, что большинству пользователей для работы с этой программой нужно только лишь «научиться считать», то есть изучить несколько уроков для новичков. Благодаря подробным инструкциям на нашем сайте, стать «знатоком» Excel не составит труда даже для начинающих.

Наше обучение excel для начинающих сможет ответить на следующие вопросы:

Как создать таблицу в Excel?

Как выделить ячейку или группу ячеек?

Как добавить или удалить строки и столбцы?

Какие типы данных используются в Excel и зачем они нужны?

Как нумеровать строки в Эксель?

 
Во-первых, следует изучить интерфейс программы и ее основные элементы, разобраться с рабочей областью Excel – строками, столбцами и ячейками.

Во-вторых, нужно будет изучить правила ввода данных в электронную таблицу и ознакомиться с такой операцией, как автозаполнение.

В-третьих, понадобятся знания о том, как работать с ячейками и форматировать текст, а также производить расчеты в Excel. Освоить эту информацию помогут наши уроки для новичков.

Перенос строки в ячейке Эксель может быть полезен при вводе большого количества текста, ведь автоматически Эксель не делает переносов строк при вводе и все текстовые данные рамещаются в одной. Причем в зависимости от ширины ячейки часть текста будет скрыта, вот пример: Новая строка в ячейке Excel может быть вставлена двумя способами: сочетание клавиш Alt + Для длинных таблиц в Экселе часто возникает необходимость закрепить шапку таблицы, чтобы при прокрутке Вы могли видеть названия столбцов. Чтобы шапка таблицы стала неподвижной, выполните следующие действия: выделите шапку перейдите в меню Вид — Закрепить верхнюю строку Внешне первая строка таблицы станет немного темней, это значит, что она «зафиксировалась» — это достаточно просто проверить, для Автозаполнение — функция, позволяющая не вводить повторяющиеся массивы данных (попросту, копировать их в столбцах и строках) или данные, заполнить которые можно по определенному алгоритму (например, нумерация строк, столбцов) С помощью автозаполнения можно сделать следующие операции: пронумеровать строки автоматически быстро скопировать повторяющиеся данные при вводе копировать формулы   Как пронумеровать строки в таблице Эксель автоматически? Для   Функция ВПР в эксель очень полезна для поиска данных по таблицам, когда Ваша таблица — это огромный справочник или база данных. Например, можно найти стоимость товара по его артикулу или размер заработной платы сотрудника по названию должности. Выглядит функция таким образом: =ВПР или = vlookup (для английской версии) =ВПР имеет 4 аргумента Адрес ячейки, данные Бывает такое, что возникает необходимость выполнить округление в Excel, и пользователи не знают, как сделать это точно и правильно. Между тем, функция округления дает возможность округлить число в меньшую (большую) сторону до сотен, десятков или целого числа. При этом, есть несколько способов сделать это. Первый способ: с помощью использования формата ячейки убрать все цифры, которые следуют При создании и копировании формул иногда возникает вопрос, как закрепить ячейку в формуле в Excel? Например, если мы протягиваем формулу для копирования в другие ячейки, но некоторые из адресов ячеек не нужно изменять, а ссылаться только на одну ячейку?  В формулах Эксель существуют: абсолютные относительные ссылки на ячейки Относительные ссылки — изменяются при копировании формул Эксель богат полезными настройками и функциями, к одной из таких можно отнести функцию «Если», примеры использования которой мы сейчас и рассмотрим. Создание формулы с условием в Excel  с помощью «Если» Итак, из чего состоит функция Если? =ЕСЛИ(A1>3;A1*3;A1*4) Условие (A1>3) Действие, которое нужно выполнить в случае выполнения условия (A1*3) Действие, которое нужно выполнить в случае невыполнения условия Продолжим рассмотрение простейших формул в Экселе, и на этот раз рассмотрим деление в Excel. Достаточно простая формула, может использоваться как деления ячейки на конкретное число, так и на другую ячейку. Итак, как в экселе разделить число на число? ввести число-делимое в одну ячейку, например, А1 ввести число-делитель в другую ячейку, например, А2 в ячейке, в которой Как суммировать ячейки в Excel? Есть несколько способов суммирования: автосумма суммирование ячеек с помощью формул Автосумма в Excel Позволяет быстро сложить данные столбца или строки без ввода каких-либо формул. Для ее использования необходимо: выделить столбец/строку, которые нужно просуммировать нажать на панели инструментов кнопку автосуммы В следующей после данных ячейке выделенного столбца/строки появится сумма значений. Как быстро сделать Достаточно часто при создании таблиц в Excel, особенно при вводе названия таблицы или построения ее шапки возникает вопрос, как в excel объединить ячейки. Обратите внимание при построении сложных таблиц, что разделять ячейки нельзя, только объединять, поэтому при расчете учитывайте максимально необходимое количество столбцов и строк в таблице. Также, учитывайте, что при объединении: данные из всех

Источник: http://www.informburo.com.ua/category/excel/

Как научиться по самоучителю работать в эксель 2010

Учимся пользоваться Экселем - описание программы

Komp.Guru > Microsoft > Excel > Как научиться по самоучителю работать в эксель 2010

Программа Microsoft Office Excel представляет собой редактор таблиц, в котором удобно с ними всячески работать. Еще здесь можно задавать формулы для элементарных и сложных вычислений, формировать графики и диаграммы, программировать, создавая настоящие платформы для организаций, упрощая работу бухгалтера, секретаря и остальных отделов, имеющих дело с базами данных.

  • Как научиться работать в excel самостоятельно
  • Основные понятия
  • VBA в excel

Как научиться работать в excel самостоятельно

Самоучитель excel 2010 подробно описывает интерфейс программы и все доступные ей возможности. Чтобы начать самостоятельно работать в Еxcel нужно ориентироваться в интерфейсе программы, разбираться в панели задач, где расположены команды и инструменты. Для этого нужно просмотреть урок по данной теме.

В самом верху Эксель мы видим ленту вкладок с тематическими наборами команд. Если подвести курсор мыши к каждой из них, появляется подсказка, подробно описывающая направление действия.

Под лентой вкладок находится строка «Имя», где прописывается наименование активного элемента и «Строка Формул», отображающая формулы либо текст. При осуществлении расчетов строка «Имя» преобразуется в выпадающий список с набором функций по умолчанию. Нужно лишь только выбрать необходимый вариант.

Большую часть окна программы excel занимает рабочая область, где собственно и строятся таблицы, графики, производятся расчеты. Здесь пользователь осуществляет любые необходимые действия, пользуясь при этом командами из ленты вкладок.

В нижней части excel в левой стороне можно переключаться между рабочими областями. Здесь добавляются дополнительные листы в случае необходимости создания разных документов в одном файле.

В правом нижнем углу находятся команды, отвечающие за удобный просмотр созданного документа.

Выбрать можно режим просмотра рабочей книги, кликнув по одному из трех значков, а также изменить масштаб документа, поменяв положение ползунка.

Пожалуй, всем полезно знать, как перенести таблицу из Excel в Word.

Основные понятия

Первое, что мы видим при открытии программы – это чистый лист, разбитый на ячейки, представляющие собой пересечение столбцов и строк. Столбцы обозначены латинскими буквами, а строки цифрами. Именно с их помощью создаются таблицы любой сложности, в них осуществляются необходимые расчеты.

Любой видео урок в интернете описывает создание таблиц в Еxcel 2010 двумя способами:

  1. Выделяем необходимый диапазон на рабочем листе с нужным нам количеством строк и столбцов, заходим во вкладку «Вставка» и выбираем пункт «Таблица». Вносим в нее все необходимые данные. Если мы не угадали с диапазоном и нам еще понадобятся строки или столбцы, то добавляем их следующим образом: выделяем строку/столбец, щелкаем правой кнопкой мыши, выбираем «Вставить», а затем из предложенного определяемся где вставляем столбец/строку соответственно – справа/слева или выше/ниже. Работа с таблицами также включает объединение и разъединение ячеек, удаление ненужных строк и столбцов.
  2. Вносим названия столбцов и заполняем строки. Затем обозначаем границы таблицы. Для этого выделяем весь ее диапазон с данными, заходим во вкладку «», нажимаем пункт «Границы» и из выпадающего списка выбираем «Все границы».

Для работы с таблицами используются данные нескольких типов, основные из которых:

  • текстовый,
  • числовой,
  • формула.

Текстовые данные по умолчанию выравниваются по левому краю ячеек, а числовые и формулы – по правому.

Чтобы вписать нужную формулу в ячейку необходимо начинать со знака равно, а затем путем нажатия на ячейки и проставления между значениями в них нужных знаков получаем ответ. Также можно пользоваться выпадающим списком с функциями, находящимся в верхнем левом углу. Они зафиксированы в «Строке Формул». Ее можно просмотреть, сделав активной ячейку с подобным вычислением.

VBA в excel

Упростить работу со сложными массивами данных или повторяющимися функциями в Еxcel позволяет язык программирования, встроенный в приложение Visual Basic for Applications (VBA). Инструкцию по программированию можно скачать в интернете бесплатно.

В Microsoft Office Excel 2010 VBA отключен по умолчанию. Для того чтобы его включить, нужно во вкладке «Файл» выбрать слева на панели пункт «Параметры». В появившемся диалоговом окне слева нажать «Настройка ленты», а затем в правой части окна поставить галочку возле пункта «Разработчик», чтобы в Экселе появилась такая вкладка.

Начиная программировать, необходимо понять, что объект В Excel – это лист, книга, ячейка и диапазон. Они подчиняются друг другу, поэтому находятся в иерархии.

Главенствующую роль играет Application. Далее следуют Workbooks, Worksheets, Range. Таким образом, нужно прописывать весь путь иерархии, чтобы обратиться к определенной ячейке.

Еще одно важное понятие — свойства. Это характеристики объектов. Для Range — это Value или Formula.

Методы представляют собой определенные команды. Они отделяются от объекта точкой в коде VBA. Зачастую при программировании в Excel необходима команда Cells (1,1). Select. Иначе говоря, нужно выбрать ячейку с координатами (1,1), то есть A 1.

Источник: https://komp.guru/microsoft/excel/kak-nauchitsya-po-samouchitelyu-rabotat-v-eksel-2010.html

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.